Pakket & leverancierselectie

Toen we vanuit het management bij Verhey besloten over te willen stappen naar een ander ERP systeem en een andere leverancier, heeft Alex ons – vanuit zijn kennis en ervaring – uitstekend geadviseerd en gefaciliteerd bij het opstellen van de business case, het vaststellen en opzetten van criteria voor de leveranciers- en (ERP-)pakketselectie om vervolgens een longlist te maken van mogelijke leveranciers en ERP-pakketten. De longlist leveranciers ontvingen uniform een uitgebreid RFI/RFQ inclusief een beschrijving van de huidige processen bij Verhey; van tevoren heeft Alex Verhey geadviseerd de RFI/RFQ zodanig op te stellen dat de beantwoording kwalificeerbaar en meetbaar moest zijn op basis van een score en een weging. De totaal te behalen score bestond qua weging uit 50% leverancierskenmerken en 50% de mate van geschiktheid van de ERP oplossing.

Van de 9 leveranciers en 6 ERP oplossingen, werden 3 leveranciers op de shortlist gezet op basis van de score/weging. Daarmee zijn de onderhandelingen gestart en werd uiteindelijk SAP als ERP systeem en Delaware als leverancier gekozen door Verhey en gaan we begin april 2017 live. Alex heeft ons goed geadviseerd gedurende alle stappen van dit proces.

Oscar van Amerongen 
Manager IT & Facilities


IT-audits

Verhey kent een grote mate van automatisering. De jaarrekeningcontrole werd conventioneel door de accountant uitgevoerd op basis van manuele steekproeven uit de vaak nog hardcopy documentarchieven. Aangezien het een behoorlijk documentarchief was in combinatie met vastleggingen in het ERP systeem, had de accountant voor de controle een behoorlijk aantal dagen nodig.   

Alex heeft ons geadviseerd de geautomatiseerde systemen verder te beveiligen, rechten en rollen in de systemen verder aan te scherpen om de functiescheiding te verbeteren, logging op relevante stukken in de software aan te zetten en controle vooraf door de directie in de softwaresystemen te laten uitvoeren door middel van een directiemonitor waarin ze autorisaties kan zetten.

Het uitvoeren van deze maatregelen en de controle op de maatregelen en de toepassing en uitvoering daarvan werd door middel van een EDP audit getoetst.

De behaalde voordelen zijn voor Verhey groot:

  • De accountant kan door de audit vertrouwen op de geautomatiseerde gegevens in de softwaresystemen bij Verhey waardoor aanzienlijk minder tijd nodig is voor de jaarrekeningcontrole
  • De geautomatiseerde systemen zijn voor Verhey beter beheersbaar, doordat de (user-)gegevens en transacties worden gelogd.
  • De directie kan erop vertrouwen dat de verbeterde processen juist en veilig werken.

Oscar van Amerongen
Manager IT & Facilities