Cyber security en video conference software; wat is veilig en tips voor veilig gebruik.

Tijdens de coronacrisis maakt het gebruik van video conference applicaties een sterke groei door. Het doel van het gebruiken van een applicatie is echter niet alleen het vergaderen, maar vergaderen op een veilige manier. Een degelijke veiligheid, ofwel cyber security, is niet eenvoudig te ontwikkelen. Daarnaast moeten de intenties van de leveranciers aansluiten op jouw behoefte van cyber security. Welke applicaties voldoen nu echter aan de huidige technische eigenschappen en intenties?

Een voorbeeld van een applicatie die een harde strijd voert om aan te tonen dat zij de juiste intenties én een degelijke cyber security hebben is Zoom. De website Cnet houdt bij hoe dat verloopt en het levert een aantal interessante technische- en functionele beveiligingsvraagstukken op.

Adviezen

Er worden online veel vergelijkingen gemaakt, waarbij de nadruk vaak ligt op het gebruiksgemak van de applicatie en de eventueel aanvullende functionaliteiten. Doeltreffende vergelijkingen die zich uitsluitend richten op cyber security zijn lastig te vinden. Wel bestaan er artikelen die de best beveiligde en encrypted software opsommen. Als men een keuze wil maken voor een video conference applicatie is het zinvol deze na te gaan. Om dit te vergemakkelijken zijn er enkele suggesties onderaan toegevoegd.

Best practices

Naast de opsommende artikelen bestaan er ook verdere algemene software- en gebruikstips. Een simpel maar effectief voorbeeld is het grote belang alle relevante software te updaten. Daarnaast kan ook het gebruik van VPN of secure cloud storage kan in deze tijd uitkomst bieden. Als de video vergadering veilig is, hoeft dat namelijk niet zeggen dat al het gevaar geweken is. Wanneer de inbelgegevens van een veilige vergadering op straat komen te liggen kunnen ongenode gasten in sommige gevallen namelijk alsnog meeluisteren. Omdat gebruikers fouten kunnen maken, is het zinvol richtlijnen op te stellen voor de video vergaderingen. Een aantal handige richtlijnen, van specialist highfive, zijn:

Gebruikers die een video willen opslaan van de video conference moeten van alle deelnemers goedkeuring krijgen. Zo voorkom je onwenselijk gevoelige informatie te delen.
Persoonlijke mobiele gegevensdragers mogen niet gebruikt worden om vergaderingen op te nemen. Een persoonlijke gegevensdrager valt niet onder de security- en gebruiksregels waar een zakelijk apparaat wel onder valt. Deze regels kunnen waardevol zijn bij het veilig houden van informatie.
Gevoelige informatie moet uitsluitend besproken worden in daartoe bedoelde vergaderingen met de juiste personen. Let dus op wat je overlegt in algemene vergaderingen. Er kunnen immers personen aan deelnemen die, bijvoorbeeld vanwege functiescheiding, geen toegang mogen hebben tot de informatie.
Verwijder data welke op de achtergrond zichtbaar kunnen zijn. In sommige applicaties kan de camera worden ingesteld om alleen de persoon waar te nemen. Zo voorkom je gevoelige informatie te delen met personen.
Camera en microfoons worden uitgeschakeld wanneer ze niet in gebruik zijn. Hiermee kun je borgen dat er geen onbedoelde informatie wordt verspreid door bijvoorbeeld iemand die even binnenloopt voor een kort overleg.
Het op afstand bedienen van camera’s is alleen toegestaan voor gebruikers die hier expliciet goedkeuring voor hebben gekregen. Op deze manier kan niemand gebruik maken van de camera voor doeleinden die niet wenselijk zijn.

Naast de voorgaande tips is het belangrijk om zoals gebruikelijk sterke wachtwoorden te gebruiken, virusscanners te updaten en te monitoren, en phishing berichten te herkennen en uit te sluiten. Verdere uitgebreide informatie kun je onderaan deze blog vinden in de twee toegevoegde links die praktische en bruikbare informatie bieden.

T.Goossens, Associate

New Day Risk Services

Links:

Artikel Zoom:

https://www.cnet.com/news/zoom-every-security-issue-uncovered-in-the-video-chat-app/

Cyber security best practice:

https://highfive.com/blog/5-steps-for-secure-video-conferencing

https://vpnoverview.com/internet-safety/business/work-safely-from-home/

Encrypted conference software:

https://techbriefly.com/2020/04/01/the-best-secure-and-encrypted-video-conference-software/

https://windowsreport.com/encrypted-video-conferencing-tools/